Biuletyn Informacji Publicznej MOPS Kwidzyn

Osoba do kontaktu: Klaudia Koziara tel. 055 646 16 26 wew. 124

Zarządzenie nr 12/2022

z dnia 23.02.2022 r.

Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kwidzynie

w sprawie wprowadzenia Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Kwidzynie

Na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zarządza się co następuje:

§1

Wprowadza się Procedurę zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Kwidzynie stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2

Pracodawca jest obowiązany do zapoznania z treścią zarządzenia podległych pracowników. Pracownik potwierdza przyjęcie do wiadomości poprzez złożenie oświadczenia załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, które zostaje dołączone do akt osobowych. Wykonanie powierza się pracownikowi zespołu ds. zamówień publicznych i organizacji.

§3

Nadzór nad przestrzeganiem Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kwidzynie sprawuje Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kwidzynie.

§4

Traci moc zarządzenie Kierownika nr 11/2022 z dnia 22.02.2022 r.

Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania.

Kierownik
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Kwidzynie

Izabela Meller

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Załącznik nr 1 do Zarządzenia 12/2022 z dnia 23.02.2022r.
Kierownika MOPS w Kwidzynie

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości  oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń

Celem procedury jest:

• stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
• poprawa społecznego odbioru (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),
• ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
• ochrona MOPS poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
• propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

• umożliwia jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń,
• gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
• zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§1

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
2. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane zdokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia;
3. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury;
4. informacje na temat naruszeń – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
5. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
6. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
7. osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
8. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
9. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana
   w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
10. zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej

§2

1. Osobami uprawnionymi do dokonania zgłoszenia są osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą tj.:

• Pracownicy, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
• osoby ubiegające się o zatrudnienie, która uzyskały informację o naruszeniu prawa
  w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
• osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorcy realizujący inwestycje dla MOPS;
• osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• stażyści;
• wolontariusze

– zwanymi dalej „zgłaszającymi”.

§3

1. Każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe. Zgłaszający podlega ochronie określonej w Procedurze, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Status Sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że analiza zgłoszenia, daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnie lub ustnie.
4. Jeżeli w toku postepowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status Sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla Sygnalisty.

§4

Naruszeniem prawa, które podlega zgłoszeniu na podstawie Regulaminu jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• zamówień publicznych;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

§5

1. Z zastrzeżeniem ust. 2 w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji o podjętych działaniach następczych zgłoszenia wewnętrzne umożliwiają identyfikację zgłaszającego.
2. Dopuszcza się przyjmowanie zgłoszeń anonimowych.

§6

Przedmiotem zgłoszenia mogą być, w szczególności:

1. naruszenia zasad kodeksu etyki Pracowników MOPS;
2. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, ;
6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
7. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych
   w punktach 1–6

§7

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Kierownik.
2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

• Kierownik, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
  1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, wtym korupcji;
  2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;
  3. zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój  systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;
  4. ustalenie i podział kompetencji pomiędzy Pracowników MOPS, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.
• Zastępca Kierownika sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
  1. monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych Pracowników;
  2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom;
  3. zgłaszanie naruszeń właściwym

• Pracownik zespołu ds. zamówień publicznych i organizacji, który realizuje dodatkowe zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
  1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji;
  2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji;
  3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;

1. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, wszczególności udzielenie odpowiedzi;
2. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
3. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;
4. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród Pracowników MOPS zmierzających
   do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności;
5. uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy Pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami

• Koordynatorzy komórek organizacyjnych MOPS współpracują z komórką   organizacyjną /stanowiskiem wskazanym w 3 w zakresie:

1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych Pracowników;
2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji;
3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

• Pracownicy MOPS, w szczególności:

1. przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
2. dokonują analizy ryzyka i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;
3. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
4. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
5. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§8

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w MOPS, w szczególności:

• za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@mopskwidzyn.pl w zaszyfrowanym Szyfr do pliku należy przekazać Pracownikowi osobiście lub telefonicznie;
• w formie listownej na adres ul. Grudziądzka 6, 82-500 Kwidzyn dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „Pracownik zespołu ds. zamówień publicznych i organizacji”– do rąk własnych”;
• osobiście lub telefonicznie do Pracownika wyznaczonego w MOPS (nr tel. 55 646 16 26) Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowość dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia.

2. Zgłoszenie może mieć charakter:

• jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza;
  się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia
• poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych
  i dane podlegają utajnieniu;
• anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

§9

2. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

• dane osoby zgłaszającej, imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (nie dotyczy anonimów);
• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• opis nieprawidłowości oraz ich

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Karta zgłoszenia nieprawidłowości, została zamieszczona w BIP - MOPS Kwidzyn i stanowi załącznik nr 1 do

§10

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są w komórce organizacyjnej, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 3, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załącznik nr 2 do procedury. Wprzypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia Pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Administratorem danych zgromadzonych w rejestrze jest Kierownik.
2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1 dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje odalszych działaniach następczych.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

§11

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych  oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia Pracowników i osób, których zgłoszenie

§12

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

• zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
• bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§13

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
2. Osoby, o których mowa w 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§14

1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia Pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych Pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w 1 Pracodawca, w szczególności:

• podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;
• doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy Pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
• zobowiązuje wyznaczonego Pracownika do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres 6 miesięcy po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej
  w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa,  podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane Pracownikom – dodatki,  nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie Pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego ). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia rozpatrujący zgłoszenie zobowiązany jest poinformować osobę wykonującą w MOPS czynności z zakresu prawa pracy w imieniu Pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.

3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt. 1 obejmują przede wszystkim:

• ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
• odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych
  w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
• ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem

§15

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§16

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury określonej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony.

§17

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§18

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.